TIETOSUOJASELOSTE  

Tietosuoja-asetus(2016/679)  

Laadittu: 20.9.2021

Voimassa 4.10.2021 alkaen

TechnoSmart Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

TechnoSmart Oy kerää, tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) sekä kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tarkoin määriteltyjä prosesseja, dokumentaatiota, tietosuojaperiaatteita sekä hyvää ja huolellista tietojenkäsittelytapaa.

1. Rekisterinpitäjä

TechnoSmart Oy, y-tunnus: 1587156-2, postiosoite: Kympinkatu 3 C, 40320 Jyväskylä

2. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa: support@technosmart.fi

3. Rekisterin nimi

TechnoSmart Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tässä rekisterissä olevia ja tähän rekisteriin kerättäviä henkilötietoja käsitellään TechnoSmart Oy:n liiketoiminnan toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja TechnoSmart Oy:n välinen sopimussuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai TechnoSmart Oy:n oikeutettu etu. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on tässä yhteydessä liiketoiminnan toteuttaminen, markkinointi ja myynnin edistäminen.  

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjähallinta,
• asiakkaan palveleminen, asiakassuhteen hoitaminen ja hallinta,
• toiminnan, palveluiden ja maksamisen toteuttaminen ja laadun varmistaminen ja liiketoiminnan kehittäminen sekä niiden järjestelmien analysointi ja kehittäminen, joissa henkilötietoja käsitellään,
• asiakkuuksien analysointi, ryhmittely, raportointi ja tilastointi,

• asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely,
• viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen ja seuranta,
• viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen, personointi sekä kampanja-, kontakti- ja - asiointihistorian hallinta,
• mielipide- ja markkinatutkimukset, sekä
• väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.

Mikäli rekisteröity ei toimita yhteystietojaan, ei TechnoSmart Oy välttämättä kykene solmimaan tai jatkamaan sopimussuhdetta rekisteröidyn edustaman yrityksen, yhteisön tai yhdistyksen kanssa tai rekisteröity ei voi toimia edustamansa yrityksen, yhteisön tai yhdistyksen yhteyshenkilönä TechnoSmart Oy:n suuntaan.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteröidyt ovat kaikki TechnoSmart Oy:n asiakkaiden edustajia. Asiakkailla tarkoitetaan tässä yhteydessä nykyisiä ja entisiä asiakkaita. Lisäksi asiakkailla tarkoitetaan tahoja, joihin kohdistetaan markkinointia asiakassuhteen syntymiseksi.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja työnkuva, rekisteröidyn antamia kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja palvelun käyttöön liittyen, rekisteröidyn itse toimittamia, tuottamia tai linkittämiä tietoja itsestään tai edustamastaan organisaatiosta, rekisteröidyn tunnistamis- ja varmentamispalveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja, , rekisteröidyn käyttämät palvelut maksutietoineen, rekisteröityyn  yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten IP-osoite tai evästetiedot, rekisteröityyn kohdistetun markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot, rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute, asiakaspalvelutapahtumien tiedot, tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde sekä mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt ja tallennetut tiedot.

6. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään sen aikaa, kun rekisteröidyn edustama yhtiö tai yhdistys on TechnoSmart Oy:n asiakkaana ja kaksikymmentäneljä (24) kuukautta asiakkuuden lopettamisesta. Sen jälkeen asiakkaan henkilötiedot poistetaan automaattisesti, ellei lainsäädäntö toisin edellytä. Asiakasyhteistyön tuottamaa laadullista sisältötietoa voidaan käyttää tämän jälkeenkin tieteellistä tai tilastotarkoitusta varten anonymisoidusti, ilman kytköstä henkilötietoihin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan joko rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn edustaman taholta tai TechnoSmart Oy:n ja rekisteröidyn edustaman tahon yhteisiltä yhteystyökumppaneilta tai julkisista lähteistä, kuten internetsivustoilta.

Lisäksi tietoja saadaan asiakaspalvelun ja markkinointiviestinnän toteutuksen yhteydessä sekä rekisteröidyn osallistuessa tuote- ja palvelukehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin sekä rekisteröitymisen yhteydessä.

Tietoja voidaan saada myös seuraavista lähteistä:

evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: vierailijan IP-osoite, vierailun ajankohta, selatut sivut ja sivujen katseluajat, vierailijan selain. Käyttäjällä on koska tahansa mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.  

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kenellekään. TechnoSmart Oy voi kuitenkin käyttää alihankkijoita rekisterin henkilötietojen käsittelyssä.

Lisäksi Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön sallimilla tavoilla.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Manuaalista aineistoa ei ole. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja.  

TechnoSmart Oy:n tietoturvaratkaisut ovat tietoturvatoimialalla yleisesti hyväksyttyjä ja niiden ajantasaisuutta seurataan säännöllisesti. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä turvakeinoilla suojattuja.

11. Profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä TechnoSmart Oy voi toteuttaa myös profilointia. Profiloinnin tarkoituksena on mahdollistaa markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun parempi kohdentaminen. Profilointi kohdistuu rekisteröityyn vain hänen työpaikkansa kautta eikä siten koske esim. rekisteröidyn yksityiselämää. Tarkoitus on profiloinnin kautta edesauttaa mm. myyntiä rekisteröidyn edustamalle yhtiölle tai yhteisölle.  

12. Rekisteröidyn oikeudet

12.1. Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on pyytää häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 nimettyyn osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 nimettyyn osoitteeseen.

12.2. Käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä, esim. rekisteröidyllä oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointiin ja -myyntiin.  Edellä mainitut pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 nimettyyn osoitteeseen

12.3. Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää tietojensa poistamista. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 nimettyyn osoitteeseen

12.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia rekisterinpitäjää luovuttamaan hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 nimettyyn osoitteeseen.

12.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Etusivulle